Er is één bedreiging die boven het hoofd van bijna iedere verkoper hangt, en die op elk moment kan toeslaan: de offerteaanvraag oftewel de Request for Proposal (RFP).
Soms komen ze uit het niets als een overweldigend verzoek op de verkoop email van jouw bedrijf. Andere keren kan een offerteaanvraag na een vruchtbaar gesprek met een klant komen, die alle hoop op een makkelijke deal laat vervliegen door te zeggen: "Het klinkt goed. Zou je deze RFP even willen invullen?”
Hoe ze ook worden gebracht, offerteaanvragen lijken maar zelden op goed nieuws. De meeste beginnen met gigantische, uitputtende lijsten met granulaire vragen over alles van je procedures voor de gegevensbeveiliging tot de favoriete voetbalclub van je CFO. Ze zijn geschreven om op iedereen van toepassing te zijn, en omdat ze zo algemeen zijn, ontdoen ze jou als verkoper van veel van je verhalende kracht. Zonder de mogelijkheid om je prospect te interviewen, pijn te ontdekken en een oplossing aan te dragen, bent je veroordeeld om dit afschrikwekkende grote document te voltooien met weinig hoop om eruit te springen.
En als jij als verkoper denkt dat je het moeilijk hebt, je klanten hebben het misschien nog moeilijker.
RFP's zijn niet voor iedereen even leuk. Veel verkopers vragen zich af "wie leest deze dingen nou echt?" En inderdaad deze worden door iemand gelezen. In de vroege stadia van een offerteaanvraag wordt een projectmanager aangesteld en gevraagd om de reacties van de diverse leveranciers te verzamelen. Sommige bedrijven, zoals non-profitorganisaties of overheidsinstanties, vereisen dat deze aanbestedingsprocedures concurrerend zijn, wat inhoudt dat projectmanagers bijna altijd met meer bedrijven omgaan dan zij zouden willen.
Terwijl RFP's een doel dienen en zijn ontworpen om de taak van kopers eenvoudiger te maken door vragen te standaardiseren, falen ze soms omdat de reacties van verkoopteams variëren. Alles wat geïnterpreteerd kan worden, zal geïnterpreteerd worden. Sommige verkopers herschrijven vragen, anderen komen niet op tijd terug en sommigen blijven gewoon bellen en proberen een gesprek te krijgen. Het resultaat is vaak dat projectbeheerders honderden uren kwijt zijn aan het inpassen van antwoorden in het sjabloon. Het is uitputtend werk.
Zelfs wanneer de reacties duidelijk zijn, zijn ze vaak lang. Dat komt omdat het moeilijk is om dingen simpel in tekst te verwoorden, vooral als je niet weet aan wie je schrijft. Als een verkoper wordt gevraagd te antwoorden op "Waarin verschil jij van je concurrenten? Leg uit", dan kun je erop rekenen dat het antwoord de omvang van een korte roman zal hebben. Offertes van complexe producten of diensten zitten vaak vol lange teksten en vakjargon staan.
Video maakt het werk van je prospecting makkelijker, omdat mensen van video houden. Jouw prospecten zijn mensen, en je bent waarschijnlijk de enige verkoper die eraan heeft gedacht om dit medium te gebruiken. Je concurrenten zullen druk bezig zijn om veel droge en saaie jargonteksten samen te stellen, terwijl jij in een format presenteert dat eigenlijk prettig is om tot je te nemen. Daarnaast kun je wat persoonlijkheid toevoegen, een relatie opbouwen en de evaluatie in jouw voordeel draaien.
3 manieren om video te gebruiken voor het winnen van meer RFP's:
- Vertel het verhaal van jouw bedrijf: In de verkoop gaat het om relaties. Hoewel dit zelden in offerteaanvragen wordt genoemd, proberen jouw prospecten erachter te komen of je een aantrekkelijk bedrijf bent. Zij moeten weten dat je gespecialiseerd bent in wat zij nodig hebben, dat je betrouwbaar bent en dat je langere tijd beschikbaar bent, maar ze willen ook weten of ze op een prettige manier met je kunnen samenwerken. Gebruik een korte video om zo veel mogelijk over te brengen en duidelijk te maken waarom je een geweldige match bent.
- Stuur walk-throughs: Gewoonlijk kun je niet voor de laatste fasen van het offerte-proces je oplossing aan de klant presenteren. Dat houdt in dat je tot dat moment op je schrijfvaardigheden moet vertrouwen om een aantal genuanceerde verschillen tussen jou en je concurrenten te benadrukken. Als je dit niet op de juiste manier doet, val je af. Met video-tutorials kun je de klanten een voorproefje geven van hoe jouw product eruit ziet (een groot pluspunt voor degenen die goed ontworpen en aantrekkelijke producten hebben) en ze er vertrouwd mee maken. Hoewel ze zich er niet van bewust zijn, wordt jij de standaard waarmee ze alle anderen meten en op het moment dat je jouw product eindelijk presenteert, kom je al als een bekende over.
- Zet een visie uiteen: De meeste offerteaanvragen beperken je te omschrijven hoe jij hun probleem zult oplossen. Stuur je prospect een video over hoe dit voor hen zal zijn. Als het praktisch is, kun je er zelfs meerdere maken, één voor elke afdeling. Zet een visie uiteen over hoe zij en hun bedrijf zullen profiteren wanneer dit probleem is opgelost, verwijzend naar case studies en real life scenario's. Daarmee geef je jouw prospect een concreet gevoel van wat jij persoonlijk voor hen kunt betekenen, en dit geeft je een grote voorsprong op de competitie.
Verplaats jezelf nu eens in de positie van de projectmanager. Zeven leveranciers hebben samen een niet aflatende stroom van honderden pagina's aan documentatie verzonden en jij schijnt de enige te zijn die video links toevoegt. Deze zijn veel korter, met beknopte, stevige antwoorden en video thumbnails van de verkoper die lacht en zwaait. Je klikt, en je wordt vanuit een sleur van toetsen overgebracht naar een wereld van video-entertainment.
Als die verkoper sta je al bovenaan de lijst. Vul je offerteaanvragen aan met video's en je zal de harten en gedachten van drukke inkoopmanagers winnen en de deal binnenhalen.
